Tổ chức Đại hội TTVN lần 1

Họp ngày 5/7/2002

Dưới đây là sơ khởi một số công việc của các Ban do Chitto viết. Vì ban Tổ chức chưa gặp được nhau để bàn bạc thống nhất, nên tạm thời nghĩ được gì thì lập ra. Các bạn cho ý kiến đóng góp.
Bản này Chitto đã gửi một số thành viên trong ban Chương trình, nhưng chưa thấy hồi âm, nên tạm thời đưa lên đây cho mọi người tham khảo.

Đây không phải là Văn bản chính thức.

Trong tuần này Chitto bận việc riêng, nên đã trông cậy hoàn toàn vào một Đầu Mối nữa là Lion King. Các bạn cần liên hệ xin mess cho Lion King, không khác gì với Chitto.

Mục đích Đại hội: Cơ hội giao lưu các thành viên trong toàn mạng TTVNOL, giao lưu giữa Ban Quản Trị mạng với các thành viên, giao lưu giữa các box.
Chương trình:Chương trình đã được phác thảo của bác ATC là khung chính. Dựa vào đó sẽ có những sự thay đổi cho phù hợp.
Kế hoạch của bác ATC:Chương trình bắt đầu vào lúc 6h chiều ngày 27/7.
18h00-20h15: đón tiếp - giao lưu các gian hàng
20h15-21h15: Phần chính thức: phát biểu, giới thiệu, phỏng vấn, trao quà, phần thưởng
21h15-22h20: Văn nghệ
22h30: kết thúc.

Về khoảng thời gian như vậy theo Chitto là đủ. Các thành viên có trách nhiệm chuẩn bị đến sớm trước từ 17h để trang trí, kê dọn gian hàng...

Theo ý kiến riêng của Chitto, đề nghị phần Chính thức nên sớm hơn, từ 19h30, để có thể kéo dài thời gian cho phần Văn nghệ. Phần VN là phần các box rất muốn tham gia, nên để thời gian nhiều hơn.

1. Ban Chương trình:
Xây dựng xem trong phần Chương trình chính thức sẽ gồm những nội dung gì, mời những ai........ hiện nay cần bàn nhiều hơn.

Ban này đồng thời là trung tâm của Ban tổ chức, nắm một số thông tin cơ bản để điều chỉnh cho hợp lý. Còn các việc cụ thể thì giao toàn quyền cho các ban chức năng.

Sẽ phải có buổi gặp mặt Ban Chương trình cũng như các ban khác trong thời gian trước khi họp TFG

Xin đề cử Lion King là người đồng nhiệm với Chitto, làm Đầu Mối.

2. Ban Văn nghệ

Sẽ lo phần Văn nghệ, trò chơi. Phần này tương đối phức tạp, vì với một thời gian có hạn, phải sắp xếp cho hiệu quả. Các tiết mục văn nghệ phải được duyệt ít nhất là một lần trước khi diễn. Tiết mục ca hát phải được ghép nhạc trước ít nhất là một ngày.

Khi các CLB được thông tin, sẽ đăng ký có tham gia Văn nghệ không. Tuỳ theo số lượng các CLB đăng ký mà quyết định sẽ có bao nhiêu tiết mục. Thời gian cho Văn nghệ không nhiều, khoảng 1h-1h30', được khoảng 10-15 tiết mục nên cần có sự chọn lọc tương đối cẩn thận.
Việc thuê người chơi nhạc, thì có thể không nhất thiết là ban nhạc. Mục đích của Văn nghệ là giao lưu chứ không phải thi hát hay, nên không cần ban nhạc quá tốn kém.
Qua kinh nghiệm của riêng Chitto, thì thậm chí chỉ cần 1 người chơi organ tốt cũng có thể phục vụ được cả buổi tối tốt, không cần đến người thứ hai (ngay cả những chương trình ca nhạc trong trường Đại học với cả trăm tiết mục cũng chỉ cần 1 người là đủ).

Bên cạnh đó phải có một số trò chơi nhất định. Số lượng trò chơi hoặc thời gian trò chơi sẽ tham khảo qua cả ban Chương trình.

Bạn nào đảm nhận vai trò này xin chuẩn bị thu thập trò chơi từ bây giờ, tìm hiểu chi phí cho chơi nhạc, kể cả một số buổi tập trước, ghép nhạc.

3. Ban Hậu cần:
Quan trọng nhất là Phần các gian hàng, cần thiết phải có sơ đồ khu vực sẽ diễn ra Đại hội, chia khu vực hành lang, sảnh phụ thành các khu. (Cái này Chitto không có, nhưng sẽ cố gắng có được càng sớm càng tốt)
Số lượng tuỳ theo số CLB đăng ký có gian hàng. Sau đó tổ chức phân chia khu vực cho hợp lý (có thể bắt thăm).
Các gian hàng theo ý nghĩa là nơi có thể giới thiệu box của mình, bán các thứ ăn, đồ lưu niệm.... vô số kiểu. Gian hàng là nơi tất cả các thành viên trong box thể hiện tính trí tuệ, sáng tạo, đoàn kết, khoa học....cũng như album của box...
Ban dù không can thiệp quá sâu cũng phải có khung giới hạn cho các gian hàng, đặt ra một số quy định cho cả gian hàng và thành viên ở gian hàng, nói chung phải biết trước (nhưng bảo mật)

Ban này đồng thời quan tâm việc mua bán đồ ăn nhẹ, đồ uống trong Đại hội, các món quà tặng, phần thưởng.... vì vậy phải liên hệ chặt chẽ với ban Tài chính, ban Chương trình cũng như ban Thông tin để nắm số người.
Phải lo các loại thuốc đề phòng trường hợp thành viên gặp sự cố, có một số thành viên để sẵn sàng chạy đi mua bán các thứ cần thiết.

Ban này nếu ai biết không gian của Trung t********i nghị thì nghiên cứu việc sắp xếp gian hàng, kích thước gian... luôn, tính toán chi phí cho đồ ăn, các chi phí phát sinh

4. Ban Mỹ thuật:

Cần biết chỗ sẽ làm tương đối rõ, để thiết kế phông, hình thức độc đáo và ý nghĩa .

Chú ý thiết kế card cho thành viên tham dự. Card đồng thời là vé vào cửa luôn. Cụ thể Ban tự làm việc.
Chitto đề nghị là card cứng giống như các hội nghị, có phần ghi nick, phần màu sắc để phân biệt các CLB, các Mod, các Admin.... Một loại card cần để phân biệt là Ban tổ chức, để các thành viên BTC nhận ra nhau, sẵn sàng trao nhiệm vụ cho nhau. Tuy nhiên card BTC cũng không nên quá khác các thành viên khác.

Số lượng card phải liên hệ chặt chẽ với ban thông tin. Việc ghi nick thành viên có thể theo một số phương thức:
- Theo danh sách các CLB gửi lên, in nick luôn (hơi cứng nhắc)
- Đưa card cho các Mod các box tự ghi (số lượng tuỳ theo đăng ký)
- Ghi khi thành viên đến tham gia
Tất nhiên có thể phải kết hợp cả ba cách, vì có những thành viên địa phương khác cũng như đến sau.
Số lượng card phải thừa ra một số lượng nhất định cho các thành đến sau, các việc đột xuất.

Bạn nào đảm nhận có thể liên lạc ngay từ bây giờ với nhau để thiết kế và tính toán giúp chi phí cho card, trang trí bao nhiêu, làm sao chi phí hợp lý và hiệu quả cao.
5. Ban Thông tin:
Khi đã có sự thống nhất tương đối giữa các thành viên trong Ban tổ chức, Ban Quản trị mạng, Ban thông tin sẽ post 1 topic phát động đi tất cả các box. Ban thông tin phải liên lạc với Hội trưởng, Mod của các box.
Bài đầu tiên trong topic gửi các box sẽ gồm các nội dung sau:
- Mục đích tổ chức.
- Thời gian, địa điểm tổ chức.
- Chương trình sơ bộ
- Chi phí mỗi người (giá vé)
- Kêu gọi các CLB lập gian hàng của CLB mình (nêu ý nghĩa gian hàng, không gian cho phép) và đăng ký với ban Hậu cần.
- Ghi rõ đề nghị Mod của box sẽ là người sẽ là người chịu trách nhiệm chính (1 chính 1 phụ) Mod đó sẽ là người lên danh sách số người tham gia, thu tiền và nhận vé (dưới hình thức card thành viên tham dự) Khi Mod thu tiền, lập danh sách, liên lạc với Ban Tổ chức để lấy vé (card)
- Kêu gọi các thành viên của box chuẩn bị văn nghệ, cũng như đặt thời hạn cho ghép nhạc và duyệt. Đăng ký với ban Văn nghệ.
- Kêu gọi các thành viên tìm kiếm nguồn tài trợ, vd tài trợ đồ uống....Nếu tìm được thông báo cho ban Tài Chính.
- Kêu gọi các thành viên tham gia công sức vào Chương trình.
Sau đó bàn giao trách nhiệm đăng ký cho các Mod, ban Thông tin làm việc với Mod để có thông tin chính xác số lượng tham gia, liên lạc với các ban khác.
Ban thông tin cũng phải thường xuyên qua các box để xem phản ứng từ các thành viên, theo dõi tình hình chung.Công việc này khá mệt.
Thành viên ban thông tin xin hãy viết bài cho topic đó thật hay, thuyết phục, và đưa ra cho mọi người cùng xem.
Cần có sự phân biệt giữa các bài gửi cho các CLB ở HN và ở địa phương khác.
CLB ở HN thì các thành viên cần đóng góp cho Đại hội, còn các địa phương khác nếu thực sự từ địa phương lên thì phải được đón tiếp như khách. Tuy nhiên rất nhiều CLB địa phương nhưng hầu hết thành viên toàn ở HN như Hạ Long Club, Hoa Phượng Club, Nghệ An, Thanh Hoá... thì các thành viên ở HN cũng sẽ không khác gì HN.

Vì vậy trong các bài gửi các CLB cần có sự khác biệt. Những CLB ở xa thì mang tính thông báo cổ vũ là chính.
Ban thông tin cũng cần biết CLB địa phương nào có thành viên ra Hà Nội tham dự để liên lạc, nếu cần thiết sẽ cùng ban Tiếp đón tổ chức đón tiếp nghiêm chỉnh như những vị khách mời.

Chitto đã tạo ra một nick mới là BanToChuc, để ban thông tin dùng khi viết bài đi các box. Nick sẽ dùng chung cho các thông tin của Ban Tổ Chức, nếu cần mới dùng các nick riêng. Khi các thành viên không muốn đóng góp công khai, có thể viết mess cho nick BanToChuc, để ban thông tin biết, đồng thời các thành viên ban tổ chức cũng biết được.
Cái này cũng cần ghi rõ trong bài để mọi người đọc.

Nick BanToChuc Chitto sẽ gửi cho Zindane

Hiện tại đề nghị Ban thông tin, cụ thể là Zindane lập giúp danh sách các Mod là Hội trưởng của các Box. Cái này có thể hỏi các Admin. Sau đó liên lạc để các Hội trưởng tham gia vào Đại hội lần này.
Riêng box 7XHN Chitto đảm nhận.

Đề nghị thành viên nhận vai trò ban Thông tin chuẩn bị viết bài luôn, các phần còn chưa chính thức (giá vé..) thì để trống điền sau. Bài viết xong xin đưa ra cho Ban Tổ chức xem trước để điều chỉnh cho phù hợp trước khi post ra các box

6. Ban Tài chính:
tính toán nguồn thu chi:

Nguồn thu: từ các thành viên tham gia.
Mức giá dự kiến: 25.000 VNĐ. Nếu theo dự kiến có 600 thành viên sẽ có khoảng 15 triệu. Giá có thể 20-25.000 tuỳ theo tính toán.
Chitto không biết mức này phù hợp không, các bạn cần bàn bạc. Theo ý kiến riêng, có thể để con số lẻ 25 chứ không nên 30, tạo cảm giác về giá.

Nếu có được tài trợ thì phải tính toán xem được bao nhiêu.
Việc xin tài trợ phải dựa trên rất nhiều thông tin, có thể phải thông báo cho toàn bộ các thành viên để tìm nguồn.
Thậm chí nếu cần thì có thể dành chỗ cho quảng cáo.

Chi phí:
- Thuê địa điểm: (tốn kém nhất) cái này Chitto chưa nắm chắc, cần các bác đã biết giá thông tin cho (ATC)
- Thuê người trông xe, bảo vệ.
- Thuê một số nhân viên phục vụ nếu cần thiết.
- Chi phí của ban Văn nghệ: thuê người chơi nhạc. (nên thuê người chơi chuyên nghiệp) + phát sinh
- Chi phí ban Mỹ thuật : phông, hoa, card thành viên... + phát sinh
- Chi phí ban Đón tiếp: đón các thành viên ở xa (nếu có)
- Chi phí kỹ thuật (thiết lập hệ thống kỹ thuật - cái này cần thông qua BQT mạng)
- Chi phí phim ảnh.
- Chi phí ban Hậu cần : Mua đồ ăn nhẹ (hoa quả, bánh ngọt), nước uống cho các thành viên dưới hình thức đứng và tự phục vụ. Khoản này nếu xin được tài trợ từ các công ty nước giải khát (Nestles, Cocacola, Pepsi..) thì đỡ được chi phí nước và đồng thời có người phục vụ luôn. + phát sinh
- Quà, phần thưởng, hoa tặng: (thuộc ban Hậu cần)
+ Quà cho Ban Quản trị và Sáng lập mạng
+ Quà cho các khách mời (khi cần thiết)
+ Quà cho các thành viên tiêu biểu
+ Phần thưởng cho thành viên đoạt giải cuộc thi (thơ, ...)
+ Phần thưởng cho các CLB có gian hàng độc đáo.
+ Quà cho các thành viên đặc biệt (lớn tuổi nhất, ít tuổi nhất ...)
+ Quà cho các thành viên nhiệt tình trong Đại hội (speaker, MC, ban đón tiếp....)
+ Quà cho phóng viên đưa tin...(nếu cần)

Bạn nào đã nhận vai trò ban tài chính liên lạc với nhau và giúp xây dựng kế hoạch tài chính, trên cơ sở không có tài trợ mà hoàn toàn từ các thành viên. Nếu có tài trợ thì sẽ là khoản thêm dùng cho nhiều mục đích.

Ta cũng có thể xét đến một quỹ cho TTVNonline.
Liên lạc các ban khác để lấy thông tin chi phí.

Có thể phải lập một Ban hoặc Tiểu ban về Tài trợ (kể cả quảng cáo)

7. Ban đón tiếp:
Liên lạc với ban Thông tin để xác định số người tham gia một cách chính xác nhất. Tiếp đón đồng thời là soát vé, tiếp nhận các thành viên của mạng. Ban tiếp đón gồm phần tạm gọi là Lễ tân, gồm các thành viên nhiệt tình, và phải có các bộ phận Nhận diện gồm thành viên nhiệt tình của các CLB, đã biết mặt thành viên của box mình để nhận thành viên, đồng thời bảo đảm tối đa, tránh lộn xộn khi có quá nhiều thành viên lạ tham gia.
Vì vậy rất mong có các thành viên đã giao lưu, lang thang trên mạng cũng như gặp offline nhiều.
Ban đón tiếp phải là người rất khéo léo trong xử lý tình huống, liên hệ chặt với người bảo vệ, với các box. Đôi khi cũng phải rất kiên quyết giải quyết những tình huống xấu. Vì vậy không phải chỉ là người khéo mà còn phải khoẻ, vì việc này rất vất vả.
Khi có các thành viên từ các địa phương khác tham gia, ban phải liên lạc với ban thông tin để biết trước. Nếu cần sẽ đón tiếp tại Ga, bến xe hoặc tại nhà thành viên đó lên ở, tránh tình trạng thành viên từ nơi khác đến không có xe để đến tham gia hoặc không biết tìm ở đâu.

Ban này tạm thời có thể tham gia luôn vào ban Thông tin để nắm thông tin các thành viên ở xa.
Khi có chương trình chi tiết thì rất cần huy động thành viên.
  
-----------

Thông báo
Buổi họp ngày hôm qua 4/7/2002 được tổ chức có sự tham dự của đại diện tất cả các đại diện các Ban.
Cuộc họp có một số nội dung như sau được thông báo cho toàn thể mọi người:

1- Thời gian tổ chức Đại hội được ấn định vào tối ngày thứ Sáu 16/8/2002 (từ 18h-22h30). Địa điểm vẫn là Trung tâm-Hội nghị Quốc tế 11 Lê Hồng Phong - Ba Đình - Hà Nội. Lệ phí tham dự là 30,000 VND (ba mươi nghìn đồng Việt Nam )

2-Các box đăng ký tham gia tiết mục văn nghệ cho đại diện của Ban Văn nghệ là Longhs trước ngày 15/7/2002. Việc duyệt các tiết mục sẽ do Ban văn nghệ trao đổi với các box tham gia. Ban Văn nghệ lên chương trình sơ bộ gửi Ban Tổ chức trước ngày 31/7/2002.

3- Các box đăng ký trưng bày gian hàng cho đại diện của Ban Mỹ thuật là meoxu, và đại diện của Ban Thông tin là HalfmoonNuce.
Tôi nói gửi cho meoxu vì cậu ấy thay mặt Ban đi họp và được thông báo là đến TTHNQT để xem xét địa điểm, cách bố trí rồi.
Xin lưu ý, khái niệm gian hàng mang nghĩa là Đại bản doanh của từng box, tập hợp thành viên của box mình ở đó, thuận tiện cho việc giới thiệu box và giao lưu giữa các CLB với nhau.

4- Các MOD đã đăng ký trong TFG tham gia Đại hội đóng tiền trước cho Đại diện Ban tài chính là leyen trước ngày 10/7/2002. Ban Tổ chức cần có một khoản tiền để đặt cọc khi ký hợp đồng thuê địa điểm.

5- Vấn đề làm video clip: Các box muốn làm video clip liên hệ trực tiếp với giao_hoang và 32kready. Mọi người cần sắp xếp lịch để hai bác đó quay và biên tập luôn.

Trên đây là một số thông báo mới nhất. Các bác có thắc mắc gì thì viết lên nhá.
Xin cảm ơn,